Regały i meble metalowe w placówkach medycznych

Przychodnia, laboratorium czy gabinet diagnostyczny to w praktyce kilka różnych magazynów w jednym budynku. Inaczej przechowuje się materiały jednorazowe, inaczej odczynniki, a jeszcze inaczej dokumentację medyczną, którą trzeba trzymać przez dwadzieścia lat. W tym artykule pokazujemy, jakie wymagania musi spełnić wyposażenie każdej z tych stref i na co zwrócić uwagę przy doborze regałów.

Typy magazynów w placówkach medycznych

Zanim zaczniesz dobierać regały, warto rozpisać, jakie strefy składowania faktycznie funkcjonują w budynku. Najczęściej jest ich pięć lub sześć:

• Magazyn materiałów medycznych - rękawice, opatrunki, jednorazówka, pojemniki na próbki. Duże objętości, lekkie opakowania, wysoka rotacja.
• Magazyn odczynników i materiałów laboratoryjnych - cięższy, wymagający kontroli dat ważności i stabilnych warunków.
• Archiwum dokumentacji medycznej - najcięższa i najbardziej wymagająca prawnie strefa, o której piszemy szerzej niżej.
• Magazyn gospodarczy - środki czystości, materiały biurowe, zapasowy sprzęt.
• Szatnie personelu - z obowiązkowym rozdziałem odzieży własnej i roboczej.
• Zaplecze techniczne - części do sprzętu, materiały eksploatacyjne, sprzęt zapasowy.

Każda z tych stref ma inne wymagania co do nośności, wykończenia i dostępu. Wyposażenie ich jednym typem regału zwykle kończy się kompromisem, który nie działa dobrze nigdzie.

Wymagania higieniczne dotyczące regałów do placówek medycznych

W pomieszczeniach, w których prowadzi się regularną dezynfekcję, powierzchnia regału ma znaczenie praktyczne, a nie estetyczne. Najważniejsze cechy:

• Gładka, zmywalna powłoka - malowanie proszkowe daje jednolitą, szczelną warstwę, którą można przecierać środkami dezynfekcyjnymi bez ryzyka odbarwień i odprysków.
• Odporność na korozję - istotna wszędzie tam, gdzie występuje podwyższona wilgotność lub częsty kontakt ze środkami chemicznymi.
• Brak trudno dostępnych szczelin - im prostsza konstrukcja i mniej profili zbierających kurz, tym łatwiejsze utrzymanie czystości.
• Otwarta konstrukcja - ułatwia cyrkulację powietrza i mycie posadzki pod regałem.
• Odstęp dolnej półki od podłogi - umożliwia sprzątanie i chroni zawartość przy zalaniu.

Nasze regały formujemy z blachy zimnowalcowanej i pokrywamy farbą proszkową, co daje trwałą powłokę odporną na środki czyszczące i uszkodzenia mechaniczne.

Archiwum dokumentacji medycznej

Dokumentacja medyczna podlega ustawowym okresom przechowywania, które w praktyce przekładają się wprost na potrzebną pojemność regałów. Co do zasady dokumentację przechowuje się przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Od tej reguły przewidziano wyjątki - m.in. dłuższy, 30-letni okres w przypadku zgonu pacjenta wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, krótsze terminy dla skierowań oraz dla zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją, a także odrębny termin dla dokumentacji dzieci do ukończenia 2. roku życia.

Dla osoby planującej archiwum wnioski są dwa. Po pierwsze - zbiór będzie rósł przez lata i trzeba zaplanować rezerwę miejsca. Po drugie - nie da się „posprzątać” archiwum bez sprawdzenia kategorii i terminów każdej grupy dokumentów.

Przy doborze regałów decydująca jest waga akt: metr bieżący ciasno ustawionej dokumentacji w segregatorach waży zwykle kilkadziesiąt kilogramów, co szybko wyczerpuje nośność lekkich konstrukcji. Sposób liczenia pojemności w metrach bieżących, dobór między regałami stacjonarnymi a przesuwnymi oraz wymagania dotyczące mikroklimatu opisaliśmy szczegółowo we wpisie o tym, jak urządzić archiwum zakładowe zgodnie z przepisami. Konstrukcje przeznaczone specjalnie do akt znajdziesz w ofercie regałów archiwalnych AML, a zestawienie rozwiązań dla archiwów - w dziale wyposażenie do archiwum.

Magazyn materiałów i odczynników medycznych

W strefie materiałów jednorazowych i odczynników najważniejsza jest kontrola dat ważności i szybki dostęp. Sprawdzają się tu proste zasady:

• Zasada FEFO - najpierw wydaj to, co ma najkrótszy termin ważności. Wymaga to takiego ustawienia półek, by starszy towar był z przodu.
• Jedna grupa asortymentowa na sekcję - ułatwia inwentaryzację i ogranicza pomyłki.
• Widoczne oznaczenia - etykiety na czole półki z nazwą i lokalizacją skracają czas wydania.
• Ciężkie opakowania nisko - kanistry z odczynnikami i płyny zawsze na dolnych poziomach.
• Rezerwa na dostawy sezonowe - zapotrzebowanie na materiały bywa nierównomierne w ciągu roku.

W pomieszczeniach, gdzie przechowuje się drobne, łatwe do przewrócenia opakowania, dobrze sprawdzają się regały zaczepowe - także w wersji z wypełnieniem płytą, które daje pełną, gładką powierzchnię półki.

Meble metalowe dla personelu i gabinetów

Poza regałami placówka potrzebuje mebli, które wytrzymają codzienną dezynfekcję i intensywne użytkowanie:

• Szafy ubraniowe i szafki BHP - z rozdziałem odzieży prywatnej i roboczej, co w placówkach medycznych ma znaczenie sanitarne, a nie tylko porządkowe.
• Szafy kartotekowe - do dokumentacji będącej w bieżącym obiegu, przechowywanej poza archiwum.
• Szafy zamykane - na materiały wymagające ograniczonego dostępu.
• Stoły i blaty robocze - w pomieszczeniach przygotowawczych i technicznych.

Pełny przegląd tej grupy produktów znajdziesz w ofercie mebli metalowych.

Nasze realizacje w sektorze medycznym

Placówki medyczne to jedna z grup klientów, które obsługujemy regularnie. Dwa przykłady dobrze pokazują różnicę w potrzebach:

• Luxmed w Warszawie - dostarczyliśmy i zamontowaliśmy 38 sześciopółkowych regałów magazynowych typu ML, skręcanych na śruby i nakrętki, przeznaczonych do przechowywania dokumentacji w segregatorach. Szczegóły opisaliśmy w realizacji dla Luxmed.
• Gabinet Diagnostyki Histopatologicznej i Cytologicznej - tu potrzebne były dwa różne rozwiązania w dwóch pomieszczeniach: 12 regałów typu ML oraz 8 regałów zaczepowych z wypełnieniem płytą wiórową, na próbki, odczynniki i archiwizowaną dokumentację. Zobacz realizację dla gabinetu diagnostyki.

W obu przypadkach punktem wyjścia nie był katalog, lecz rozpisanie tego, co i w jakiej ilości ma być przechowywane - dopiero z tego wynikał typ konstrukcji i liczba poziomów.

Na co zwrócić uwagę przy zakupie regału do sektora medycznego?

• Realna waga zawartości - dokumentacja i odczynniki są znacznie cięższe, niż wynikałoby to z objętości. Nośność dobiera się z zapasem.
• Wysokość pomieszczenia - adaptowane pomieszczenia w budynkach medycznych bywają niskie, z instalacjami pod sufitem.
• Stabilność konstrukcji - regały wyższe niż 2 m kotwi się do ściany lub posadzki.
• Możliwość rozbudowy - archiwum rośnie z roku na rok, więc system musi dać się dostawić bez wymiany całości.
• Dopasowanie do nietypowych wnęk - w adaptowanych pomieszczeniach standardowe wymiary rzadko wykorzystują całą przestrzeń. Konstrukcje niestandardowe realizujemy jako regały na wymiar.

Jak pomagamy przy wyposażeniu placówki?

Pomagamy rozpisać zapotrzebowanie na poszczególne strefy, policzyć pojemność archiwum i dobrać konstrukcje o odpowiedniej nośności i wykończeniu. Zajmujemy się produkcją, dostawą i montażem, więc cały proces prowadzi jeden wykonawca.

Jeśli wyposażasz przychodnię, laboratorium, gabinet lub archiwum dokumentacji medycznej, skontaktuj się z nami - pomożemy dobrać rozwiązania do konkretnych pomieszczeń i przewidywanego przyrostu zbiorów.

FAQ - regały w placówkach medycznych

Jakie regały do archiwum dokumentacji medycznej?

Najważniesza jest nośność - metr bieżący akt w segregatorach waży kilkadziesiąt kilogramów, więc lekkie konstrukcje szybko okazują się niewystarczające. Przy większych zbiorach warto rozważyć regały przesuwne, które eliminują puste alejki i pozwalają zmieścić znacznie więcej akt na tej samej powierzchni. Zawsze planuje się też rezerwę na przyrost dokumentacji w kolejnych latach.

Jak długo przechowuje się dokumentację medyczną?

Co do zasady 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Przepisy przewidują wyjątki, m.in. dłuższy okres w przypadku zgonu pacjenta wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia oraz krótsze terminy dla skierowań i zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją. Terminy warto zweryfikować dla każdej grupy dokumentów osobno.

Czy regały metalowe nadają się do pomieszczeń dezynfekowanych?

Tak, pod warunkiem odpowiedniego wykończenia. Powłoka proszkowa tworzy gładką, szczelną powierzchnię, którą można regularnie przecierać środkami dezynfekcyjnymi. Warto wybierać konstrukcje o prostej budowie, bez trudno dostępnych szczelin zbierających kurz, i zachować odstęp dolnej półki od posadzki.

Jakie meble metalowe są potrzebne w przychodni?

Najczęściej szafy ubraniowe i szafki BHP dla personelu z rozdziałem odzieży prywatnej i roboczej, szafy kartotekowe na dokumentację w bieżącym obiegu, szafy zamykane na materiały o ograniczonym dostępie oraz stoły i blaty robocze w pomieszczeniach technicznych.

Przeczytaj również

• Meble metalowe do firmy
• Normy PN-EN dla regałów magazynowych
• Wyposażenie magazynu od zera krok po kroku