Archiwum zakładowe to nie zwykły magazyn dokumentów. Podlega odrębnym przepisom, ma specyficzne wymagania dotyczące pojemności, bezpieczeństwa i warunków przechowywania, a źle zaprojektowane potrafi generować problemy podczas kontroli i przy odszukiwaniu akt. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez kluczowe decyzje – od wymagań prawnych, przez dobór regałów, po mikroklimat i ochronę dokumentów.
Archiwum to nie magazyn
Choć archiwum i magazyn mają wspólny mianownik – regały – ich wymagania znacząco się różnią. W magazynie liczy się przepustowość i nośność. W archiwum na pierwszy plan wysuwają się: zgodność z przepisami, bezpieczeństwo dokumentów, odpowiedni mikroklimat i możliwość szybkiego odnalezienia konkretnej teczki nawet po latach.
Dlatego do archiwum dobiera się regały i układ inaczej niż do typowego magazynu, a cały projekt warto zacząć od poznania obowiązków prawnych.
Archiwum zakładowe – przepisy i ustawa
Prowadzenie archiwum zakładowego w instytucjach publicznych i wielu firmach regulują przepisy o narodowym zasobie archiwalnym (ustawa archiwalna) oraz wewnętrzne instrukcje kancelaryjne i archiwalne. Warto też rozróżnić pojęcia archiwum zakładowe a składnica akt – składnicę prowadzą jednostki niewytwarzające materiałów archiwalnych kategorii A. Najważniejsze pojęcia, które warto znać na starcie:
- Kategoria A – materiały archiwalne o trwałej wartości, przechowywane wieczyście i przekazywane do archiwów państwowych.
- Kategoria B – dokumentacja niearchiwalna o czasowym okresie przechowywania (oznaczenia typu B5, B10, B50 wskazują liczbę lat), po którym podlega brakowaniu.
- Brakowanie – procedura niszczenia dokumentów, którym minął okres przechowywania.
- Ewidencja – uporządkowany spis akt umożliwiający ich odnalezienie.
Te zasady wpływają na sposób organizacji regałów: dokumenty o różnych okresach przechowywania warto rozdzielić, by ułatwić późniejsze brakowanie i nie blokować miejsca aktami przeznaczonymi do zniszczenia.
Ile miejsca potrzebujesz – przelicznik pojemności
Planowanie archiwum zaczyna się od oszacowania objętości zbiorów. Pomocne przeliczniki:
- Pojemność liczy się w metrach bieżących (mb) akt – czyli długości półek zajętej przez dokumenty.
- Jeden pełny segregator A4 ma szerokość 7–8 cm, więc na 1 metr bieżący przypada około 12–14 segregatorów.
- Metr bieżący ciasno ustawionych akt waży zwykle 40–60 kg – to kluczowa liczba przy doborze nośności półek i ocenie obciążenia posadzki.
Mnożąc liczbę poziomów przez długość regału, łatwo policzysz, ile metrów bieżących pomieści dana konfiguracja i ile regałów potrzebujesz na cały zbiór z zapasem na przyrost.
Regały stacjonarne czy przesuwne
To jedna z najważniejszych decyzji przy urządzaniu archiwum:
- Regały stacjonarne – klasyczne, tańsze, wymagają jednak alejki przy każdym rzędzie. Sprawdzają się przy mniejszych zbiorach i tam, gdzie powierzchnia nie jest ograniczeniem.
- Regały przesuwne (kompaktowe) – jeżdżą po szynach, dzięki czemu eliminują puste alejki. Otwiera się tylko ten przejazd, który jest w danym momencie potrzebny. Pozwalają zmieścić nawet dwukrotnie więcej akt na tej samej powierzchni, ale są droższe i mocniej obciążają posadzkę.
Wybór zależy od wielkości zbioru, dostępnej powierzchni i nośności stropu. Przy dużych archiwach oszczędność miejsca z regałów przesuwnych szybko rekompensuje ich wyższą cenę.
Nośność i bezpieczeństwo konstrukcji
Akta są cięższe, niż się wydaje. Przy gęsto wypełnionych półkach obciążenie szybko rośnie, dlatego regały archiwalne muszą mieć odpowiednią nośność i stabilność. Reger produkuje regały archiwalne z blachy o solidnej grubości, z powłoką proszkową chroniącą przed korozją – to istotne w pomieszczeniach narażonych na wahania wilgotności. Parametry nośności poszczególnych modeli znajdziesz w naszej ofercie regałów magazynowych.
Wysokie regały archiwalne, podobnie jak magazynowe, należy kotwić do podłoża, a przy regałach przesuwnych szczególnie ważna jest ocena obciążenia stropu.
Mikroklimat i ochrona dokumentów
Papier jest wrażliwy na warunki otoczenia. Aby dokumenty przetrwały lata w dobrym stanie, archiwum powinno zapewniać:
- Stabilną temperaturę i wilgotność – zbyt wilgotne powietrze sprzyja pleśni, zbyt suche niszczy papier.
- Ograniczony dostęp światła – zwłaszcza słonecznego, które przyspiesza blaknięcie i kruszenie dokumentów.
- Ochronę przeciwpożarową – odpowiednie systemy gaśnicze i wydzielenie strefy pożarowej.
- Ochronę przed zalaniem – unikanie pomieszczeń narażonych na podtopienia, dolne półki nieco nad posadzką.
Sprawdzone w instytucji publicznej
Urządzanie archiwów w instytucjach publicznych wymaga połączenia trzech rzeczy: znajomości przepisów, precyzyjnego policzenia pojemności i doboru regałów o odpowiedniej nośności. Mamy doświadczenie w realizacji takich projektów, m.in. dla jednostek uczelnianych przechowujących dokumentację zgodnie z wymaganiami archiwalnymi.
Jeśli urządzasz archiwum w urzędzie, kancelarii, placówce medycznej, uczelni czy firmie, skontaktuj się z nami – pomożemy policzyć pojemność, dobrać regały i rozplanować przestrzeń zgodnie z wymaganiami. Jeśli pomieszczenie jest nietypowe, sprawdź też nasze regały na wymiar.
FAQ – archiwum zakładowe
Ile waży metr bieżący akt na regale archiwalnym?
Metr bieżący ciasno ustawionych akt i segregatorów waży zwykle od 40 do 60 kg, a przy gęsto upakowanych dokumentach nawet więcej. Pojedynczy pełny segregator A4 to około 4–5 kg. Przy projektowaniu archiwum trzeba uwzględnić tę wagę zarówno przy doborze nośności półek, jak i przy ocenie obciążenia posadzki.
Regały stacjonarne czy przesuwne do archiwum?
Regały stacjonarne są tańsze i wystarczają przy mniejszych zbiorach. Regały przesuwne (kompaktowe) eliminują puste alejki i pozwalają zmieścić znacznie więcej akt na tej samej powierzchni, dlatego opłacają się w dużych archiwach. Ich wadą jest wyższy koszt i większe obciążenie posadzki, które trzeba wcześniej sprawdzić.
Czy do urządzenia archiwum potrzebny jest projekt?
Przy mniejszych archiwach wystarczy przemyślany dobór regałów i układu. Przy dużych zbiorach, regałach przesuwnych lub wysokim obciążeniu posadzki warto przygotować projekt rozmieszczenia uwzględniający nośność stropu, drogi ewakuacyjne i wymagania przeciwpożarowe. Reger pomaga w doborze i rozplanowaniu regałów na etapie projektu.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty w archiwum zakładowym?
Okres przechowywania zależy od kategorii archiwalnej dokumentu. Materiały kategorii A (archiwalne) przechowuje się wieczyście i przekazuje do archiwów państwowych, a dokumentacja kategorii B ma określony czas przechowywania (np. B5, B10, B50), po którym podlega brakowaniu. Szczegóły regulują przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i instrukcje kancelaryjne.